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“Estou fora do escritório”. Teams vai permitir definir horários de disponibilidade para reuniões

Notícia publicada no Jornal Económico a 18 de Março de 2021.

O Microsoft Teams vai permitir em breve definir horários de trabalho e recusar automaticamente quaisquer tentativas de comunicação durante esses períodos.

A Microsoft está desde o ano passado a trabalhar numa funcionalidade para o popular software de videoconferência Microsoft Teams que vai permitir aos utilizadores definir o seu estado para “Fora do escritório”. A nova funcionalidade, começou esta semana a chegar aos utilizadores, através de uma versão de testes do programa.

Segundo a Microsoft, a “nova funcionalidade permite definir um horário de disponibilidade para reuniões, ou conversas, através do Teams”. “Durante o período definido, a presença mudará para “Fora do escritório” e será mostrada uma mensagem automática a quem tentar entrar em contacto com o utilizador. Para além disto, o calendário do Outlook e as respostas automáticas serão definidos automaticamente”, esclarece a empresa.

Para experimentar agora esta nova funcionalidade, antes de ser distribuída, os utilizadores interessados terão de entrar no programa de testes do Microsoft Teams. A Microsoft indica as formas como como se pode ativar esta funcionalidade, tanto na aplicação isolada, como na versão para browser.

Quem já estiver no programa de testes, e quiser experimentar a funcionalidade, terá de clicar na imagem de perfil, para ver se a opção “Marcar como fora do escritório” já está disponível.

Está presente uma opção para definir uma mensagem, que serve para informar o resto dos utilizadores que não estará disponível durante o período definido. O estado do utilizador será visível, quando alguém o tentar contactar. Também podem ser definidas respostas automáticas, para pessoas fora da organização e escolher as datas e horas de início e de fim do estado “Fora do escritório”.

Os utilizadores do Teams também podem aceder a ‘Definições’ para aceder a esta opção. Para o fazer, clique em ‘Geral’, ‘Fora do escritório’, ‘Horário’ e depois ligar a opção ‘Ligar as respostas automáticas’. Por fim, só terá de escrever o texto que quiser para a mensagem e configurar outras opções. Como já foi mencionado anteriormente, quando esta opção é ligada, o calendário do Outlook também será atualizado automaticamente, para indicar as alturas em que o utilizador está disponível.

codefive